Administrator a zarządca nieruchomości
Zarządca nieruchomości czy administrator. Definicja, zakres obowiązków i korzyści płynące z zatrudnienia profesjonalnego administratora.
Zarządca nieruchomości i administrator to pojęcia, które bywają często używane zamiennie. W pierwszej chwili wydaje się to w pełni poprawne. Okazuje się jednak, że wcale tak nie jest. Charakter pracy i zakres obowiązków w przypadku tych stanowisk jest znacząco różny. Kim jest administrator, a kim zarządca. Na czym polega ich praca i jakie są podstawowe różnice pomiędzy tymi dwoma funkcjami.
Czy administrator zarządza budynkiem?

Już na wstępie należy zaznaczyć, że w prawodawstwie obowiązuje jedynie pojęcie – zarządca nieruchomości. Funkcja administratora zawiera się w ramach obowiązków zarządcy, a jej zakres ogranicza się do podstawowych zadań związanych z opieką nad nieruchomością.

Zarządca nieruchomości to w ujęciu klasycznym organ prowadzący działania w imieniu wspólnoty mieszkaniowej. Zarządcą takim, w zależności od potrzeb, może być osoba fizyczna lub prawna. W przypadku dużych wspólnot mieszkaniowych popularnym rozwiązaniem jest zatrudnianie, w roli zarządcy, wyspecjalizowanych firm, zapewniających wsparcie zarówno w kwestiach administracyjnych jak i czysto technicznych.

Alternatywą dla funkcji zarządcy jest powołanie z grona właścicieli tzw. zarządu własnego. Oczywiście sytuacja ta nakłada na wybrane osoby wiele obowiązków i nie zawsze jest możliwe, aby właściciele byli w stanie poradzić sobie ze wszystkimi aspektami zarządzania całością obiektu. Dlatego też, w takim przypadku zarząd wspólnoty decyduje o zatrudnieniu firmy lub firm zewnętrznych, powierzając im konkretne zadania związane z utrzymaniem nieruchomości.

Obowiązki administratora nieruchomości

Do typowych zadań administratora należy wykonywanie drobnych prac i zadań takich jak:

pobieranie opłat czynszowych od lokatorów (w przypadku wspólnot mieszkaniowych)
dbanie o czystość przestrzeni wspólnej na terenie nieruchomośc
wykonywanie doraźnych napraw lub nadzór nad przebiegiem usuwania drobnych awarii

W odróżnieniu od zarządcy budynku, administratorzy nie posiadają zazwyczaj kompetencji umożliwiających im zapewnienie pełnego wsparcia dla skomplikowanego systemu jakim jest nowoczesny budynek.

Zakres obowiązków zarządcy nieruchomości

Wśród szerokich kompetencji zarządcy budynku wymienić można:

  • odpowiedzialność za stan techniczny budynku i dbanie o przeprowadzanie regularnych przeglądów obejmujących instalację elektryczną, grzewczą, wentylacyjną, klimatyzacyjną, sanitarną, telekomunikacyjną i przeciwpożarową,
  • nadzór nad pracami remontowymi i modernizacyjnymi,
  • prowadzenie prawidłowej dokumentacji związanej z zarządzaniem nieruchomością, m.in. książka obiektu budowlanego (KOB),
  • przygotowywanie i wdrażanie projektów związanych z funkcjonowaniem obiektu, zarówno w kwestii spraw dotyczących administracji jak i aspektów technicznych samego budynku,
  • zapewnienie bezpieczeństwa w obrębie budynku i na terenach do niego przylegających,
  • utrzymanie czystości na terenie nieruchomości, obejmujące również obowiązek odśnieżania chodników oraz dróg osiedlowych.

Do kompetencji zarządcy budynku należy również reprezentowanie wspólnoty na zewnątrz, w kontaktach z instytucjami państwowymi (urzędy, sądy) oraz firmami i organizacjami prywatnymi.

Tak liczne kwestie wymagają wydajnego systemu wymiany informacji. Sprawne zarządzanie nieruchomościami jest możliwe dzięki stworzeniu dedykowanego serwisu, który umożliwia wygodną komunikację właściciela oraz użytkowników obiektu z firmą zarządzającą nieruchomością. Możliwość zgłaszania usterek i awarii, nieustanne monitorowanie postępu prac i bezpośredni dostęp do historii napraw oraz dokumentacji z nimi związanej sprawia, że obsługa techniczna nieruchomości zostaje wyniesiona na zupełnie nowy poziom.

Ogrom pracy jaki stoi przed zarządcą budynku sprawia, że optymalnym rozwiązaniem jest zatrudnienie w tej roli firmy specjalizującej się w obsłudze technicznej budynków. W ten sposób unika się wielu potencjalnych problemów powstających w trakcie funkcjonowania nieruchomości, a także pozwala na pełne wykorzystanie możliwości obiektu, również dzięki wdrażaniu optymalnych rozwiązań modernizacyjnych.