Czas to pieniądz
Czas reakcji na zgłoszenia stanowi kluczowy czynnik w tworzeniu wydajnego systemu obsługi technicznej nieruchomości. Wszystkie parametry związane ze sposobem składania i przyjmowania zgłoszeń oraz odcinkami czasu jakie mogą upłynąć od przyjęcia zgłoszenia do podjęcia interwencji, są jasno i precyzyjnie określane w umowie pomiędzy właścicielem lub zarządcą nieruchomości a firmą sprawującą nadzór techniczny nad obiektem.
Oddanie do dyspozycji kilku dróg kontaktu jest skutecznym sposobem na zapewnienie sprawnej komunikacji. Poza klasycznymi metodami takimi jak kontakt telefoniczny czy mailowy, znaczącym usprawnieniem całego procesu jest implementacja dedykowanej platformy pozwalającej na natychmiastowe wprowadzanie zgłoszeń i monitorowanie stanu ich realizacji. W ten sposób skraca się maksymalnie czas potrzebny na podjęcie danego zgłoszenia oraz ogranicza do minimum zaangażowanie po stronie klienta.
Monitorowanie postępów prac
Właściciel korzystający z usług firmy, która sprawuję opiekę techniczną nad należącą do niego nieruchomością i udostępnia narzędzia informatyczne pozwalające na raportowanie zgłoszeń, ma ciągły dostęp do bieżących informacji na temat postępu prac. Aplikacje wspomagające obsługę techniczną budynków pozwalają również na optymalizację pracy firm świadczących takie usługi. Dzięki dostępowi do wszystkich niezbędnych informacji, możliwe jest takie dysponowanie zasobami ludzkimi, aby konkretni fachowcy znajdowali się akurat tam, gdzie są potrzebni. Wgląd do aktualnego stanu realizacji danego zgłoszenia, wykaz prac już wykonanych, właśnie trwających oraz tych zaplanowanych, to potężne narzędzie w rękach sprawnego administratora. Pozwala ono na zorganizowanie pracy tak, aby wszystkie cele były zrealizowane we właściwej kolejności, bez zbędnych opóźnień, które generowałyby dodatkowe koszty.
Gotowe procedury na niespodziewane problemy
Sprawny system do obsługi zgłoszeń oraz prac serwisowych i konserwacyjnych na obiekcie pozwala na analizę historii dotychczasowych prac. Na jej podstawie wypracowuje się i wdraża najskuteczniejsze procedury postępowania w przypadku pojawienia się jakichkolwiek problemów. Dzięki temu możliwe jest dopasowanie działań związanych z funkcjonowaniem obiektu tak, aby utrudnienia wynikające z zaistnienia awarii, miały jak najmniejszy wpływ na podstawową działalność w budynku. Jest to niezwykle ważne w przypadku nieruchomości o profilu komercyjnym – budynków biurowych, obiektów usługowych lub handlowych i przekłada się na realne zyski.
Wiedza to pieniądz
Informatyzacja procesu obsługi technicznej nieruchomości niesie ze sobą jeszcze jedną ogromną zaletę. Wszystkie informacje na temat usterek i awarii, zakresu napraw, czasu ich trwania, rezultatów, a także wyników kontroli czy prac konserwacyjnych, są gromadzone i przechowywane w bazie danych. Dostęp do tak uporządkowanych informacji pozwala na planowanie przyszłych działań związanych z utrzymaniem obiektu. Mogą to być między innymi:
Prace serwisowe i konserwacyjne, zapobiegające nadmiernemu zużyciu systemów i instalacji oraz chroniące w dużym stopniu przed nagłymi i poważnymi awariami.
Kontrole stanu technicznego elementów budynku i instalacji, których obowiązek przeprowadzenia nakłada na właściciela lub zarządcę prawo budowlane.
Prace modernizacyjne mające na celu zwiększenie ogólnej efektywności obiektu poprzez zmniejszenie zapotrzebowania na energię czy poprawę komfortu przebywających w nim osób.
Gromadzenie danych o historii zdarzeń i działaniach mających wpływ na stan techniczny budynku pozwala na stworzenie swoistej książki obiektu budowlanego, z tym że w wersji elektronicznej. I chociaż właściwa KOB musi mieć postać papierową, to jej użyteczność w obecnych czasach, w przeciwieństwie do systemów do obsługi technicznej budynków, jest mocno dyskusyjna.
ETSerwis to firma z Trójmiasta oferująca serwis techniczny nieruchomości. Aby zagwarantować najwyższą jakość usług, firma udostępnia m.in. dedykowany system do obsługi technicznej budynku, który pozwala na jeszcze sprawniejszą komunikację z klientami. Intuicyjna w obsłudze platforma pozwala w optymalny sposób zarządzać wszystkimi aspektami związanymi z utrzymaniem należytego stanu technicznego obiektu.
