Nowoczesna obsługa techniczna nieruchomości
Obsługa techniczna nieruchomości wykorzystująca technologie oparte na dedykowanych systemach zarządzania, urządzeniach mobilnych i kodach QR.
Jak powinna wyglądać obsługa techniczna nieruchomości? Według nas to połączenie dwóch filozofii, idei opartej na dwóch zasadniczych filarach. Podstawami tymi są wysoki poziom umiejętności technicznych wynikający z szerokich kompetencji i wieloletniego doświadczenia oraz korzystanie z możliwości jakie daje nowoczesna technologia. W tym wpisie postaramy się omówić korzyści płynące z wdrożenia elementów tej drugiej składowej.
Obsługa techniczna nieruchomości – idzie nowe

Budynki, zarówno obiekty mieszkalne jak i biurowce czy nieruchomości o charakterze handlowo-usługowym są obecnie niezwykle skomplikowanymi układami. Składa się na to wiele czynników. Z jednej strony zwiększa się ilość systemów i instalacji montowanych na obiektach. Jednocześnie rosną również wymagania osób korzystających z nieruchomości. Wszystko to sprawia, że pojawiają się nowe wyzwania, które daleko przekraczają możliwości klasycznie rozumianego nadzorcy czy konserwatora:

  • nadzór nad instalacjami budynkowymi – regulacja, utrzymanie sprawności, naprawa i wymiana elementów eksploatacyjnych,
  • prowadzenie dokumentacji technicznej,
  • wykonywanie przeglądów okresowych,
  • reagowanie w przypadku nieprzewidzianych awarii,

a wszystko to powinno być uzupełnione o:

  • maksymalne skrócenie czasu reakcji pomiędzy wystąpieniem zgłoszenia i przystąpieniem do jego obsługi,
  • zbieranie informacji dotyczących sugestii użytkowników obiektu i ich ogólnego stopnia zadowolenia z poziomu obsługi technicznej,
  • zapewnienie wysokiej elastyczności usług, dopasowanych do zmiennych warunków użytkowania obiektów,
  • planowanie i wdrażanie usprawnień zwiększających wydajność użytkową budynku.

Powyższe zadania stanowią spore wyzwanie logistyczne. W małej skali możliwe jest oczywiście pracowanie według klasycznych, sprawdzonych schematów. Przyjmowanie zleceń drogą telefoniczną, czy obieg papierowej dokumentacji pomiędzy stronami. Jesteśmy jednak skłonni zaryzykować stwierdzenie, że sprostanie tym zadaniom jest możliwe tylko w przypadku wdrożenia wydajnego systemu przesyłania, gromadzenia i zarządzania informacjami. O jakich usprawnieniach mowa?

Nowoczesna obsługa techniczna nieruchomości z wykorzystaniem ogólnodostępnych narzędzi

Każdy problem można próbować rozwiązać na dwa sposoby, poprzez zaprojektowanie całkowicie nowego systemu oraz przez wykorzystanie istniejących rozwiązań tak, aby przy minimalnych nakładach osiągnąć maksymalny efekt. To drugie podejście ma znaczącą przewagę nad pierwszym, gdyż ogranicza do minimum koszty implementacji. Na jego korzyść przemawia również to, że opiera się ono na znanych i sprawdzonych rozwiązaniach, więc jest znacznie dostępniejsze dla szerszego grona odbiorców. Mowa tutaj o bazowaniu na rozwiązaniach takich jak:

  • łatwy dostęp do bezprzewodowego internetu,
  • powszechne używanie smartfonów,
  • rozwój technologii opartej na przechowywaniu dużych ilości danych w chmurach, z jednoczesnym udostępnieniem ich dowolnej ilości użytkowników.

W oparciu o powyższe technologie znacznie prostszym staje się wprowadzanie i korzystanie z programów wspomagających kompleksowe zarządzanie wszystkimi aspektami związanymi z funkcjonowaniem obiektu budowlanego o konkretnym przeznaczeniu.

Zalety stosowania aplikacji wspierających zarządzanie nieruchomościami

Nie ulega wątpliwości, że nowoczesna obsługa techniczna nieruchomości musi opierać się na rozwiązaniach jakie daje oprogramowanie dedykowane dla podmiotów specjalizujących się w tego typu usługach. Pozwala ono między innymi na:

  • Szybki dostęp i bezpieczne magazynowanie danych w chmurze.
  • Optymalizację zarządzania dokumentacją – zgłoszenia, faktury, cała dokumentacja techniczna jest dostępna z poziomu jednego konta.
  • Dostęp do aplikacji z poziomu urządzeń mobilnych – cała funkcjonalność serwisu może być zamknięta w formie aplikacji działającej na smartfonie, gwarantując tym samym ciągły dostęp do wszystkich kluczowych danych,
  • Uproszczenie komunikacji – osoba zarządzająca budynkiem śledzi na bieżąco zarówno zgłoszenia jak i reakcję serwisu. Pozwala to na precyzyjne określenie realizacji określonego zadania, co przekłada się na lepsze wykorzystanie zasobów i zwiększenie zadowolenia użytkowników nieruchomości.
  • Kontrolę zasobów ludzkich i materiałowych – zaangażowanie w konkretne prace, czas ich wykonania i zużyte na ich realizację materiały trafiają do bazy danych. W ten sposób zarządzająca całością obsługi osoba ma możliwość zapewnienia ciągłości serwisu.
  • Wydajne planowanie przeglądów – przejrzysty harmonogram przeglądów okresowych i lista aktualnych zgłoszeń pozwalają na racjonalne zorganizowanie prac ekip fachowców, tak aby w trakcie pojedynczej wizyty wykonać jak największą liczbę zadań.
  • Gromadzenie danych – wiedza z okresów poprzedzających, usystematyzowana i przypisana do konkretnego obiektu pozwala na zaplanowanie koniecznych działań, wynikających między innymi  z przepisów prawa budowlanego, ogólnych przepisów bezpieczeństwa czy zaleceń producentów systemów i instalacji.
  • Skalowanie obsługi – sprawny, należycie skonfigurowany system pozwala na świadczenie usług obsługi technicznej wielu klientom. Ilość zleceń nie wpływa na obniżenie jakości obsługi ani nie powoduje opóźnień. Wypracowane schematy postępowania można z łatwością zastosować do większej liczby odbiorców.

Wymienione korzyści pozwalają obiektywnie ocenić przewagę jaką daje zastosowanie połączenia dedykowanego oprogramowania i powszechnie dostępnych urządzeń w dostarczaniu skutecznej obsługi technicznej nieruchomości.

Obsługa techniczna nieruchomości – kod QR

Trudno o lepszy przykład wykorzystania internetu, możliwości smartfona i prostej aplikacji, niż kody QR i ich praktyczne wykorzystanie.

Czym jest kod QR?

Dwuwymiarowy kod graficzny nie jest nowym wynalazkiem, gdyż został opracowany w Japonii, w roku 1990, na potrzeby przemysłu motoryzacyjnego. Od tego czasu znalazł wiele rozlicznych zastosowań, ale jego wykorzystanie w branży obsługi technicznej nieruchomości to nadal stosunkowa nowość. Sam kod ma postać kwadratu w granicach którego, za pomocą białych i czarnych modułów (kwadratów), jest kodowana informacja.

Skrót QR czyli Quick Response – “szybka odpowiedź”. To właśnie największa zaleta kodów QR. Mogą być one w krótkim czasie zeskanowane, a następnie aplikacja odpowiedzialna za ich interpretacje wykonuje zaprogramowane działanie.

Jak wykorzystać kod QR przy obsłudze technicznej budynku?

Kod QR w postaci naklejki lub tabliczki może być umieszczony w dowolnym miejscu budynku. Indywidualnymi kodami można oznaczyć elementy wyposażenia i instalacji, urządzenia pomiarowe itp. Zeskanowanie danego kodu może pozwalać na wykonanie zgłoszenia awarii lub np. upraszczać procedurę podawania stanu licznika. Operacja jest banalnie prosta, a jej przeprowadzenie nie jest uciążliwe nawet dla osób, które nie są na bieżąco z “nowinkami technicznymi”.

Osoba, która chce wykonać zgłoszenie przy pomocy kodu QR musi posiadać przy sobie smartfon z aplikacją pozwalającą na skanowanie takich kodów. Po zeskanowaniu generowane jest zgłoszenie ze wszystkimi niezbędnymi danymi. Osoba zgłaszająca może zweryfikować, czy wszystkie parametry zgłoszenia są poprawne i zatwierdzić operację. W efekcie tych działań do systemu informatycznego obsługiwanego przez podmiot świadczący obsługę techniczną wpływa informacja o konieczności podjęcia interwencji. Operator systemu zna dokładnie miejsce i czas zgłoszenia, wie jakiego elementu lub instalacji ono dotyczy. Samo zgłoszenie zostaje umieszczone w systemie, a jego realizacja zostaje zlecona konkretnej osobie lub grupie osób. Status zgłoszenia jest na bieżąco uaktualniany. Dzięki temu zarówno operator odpowiedzialny za funkcjonowanie systemu obsługi technicznej jak i odbiorca tej usługi (w tym przypadku osoba zgłaszająca) znają dokładny stan faktyczny i przewidywany czas realizacji zgłoszenia.

{Powyższa sytuacja to tylko jeden z przykładów wykorzystania kodów QR do upraszczania procesów związanych z obsługą techniczną obiektów. Kolejne wpisy [tu link jak już będą te wpisy] rozwiną to zagadnienie, pokazując konkretne sytuacje i korzyści płynące z zastosowania omawianego rozwiązania.}