Już na wstępie należy zaznaczyć, że w prawodawstwie obowiązuje jedynie pojęcie – zarządca nieruchomości. Funkcja administratora zawiera się w ramach obowiązków zarządcy, a jej zakres ogranicza się do podstawowych zadań związanych z opieką nad nieruchomością.
Zarządca nieruchomości to w ujęciu klasycznym organ prowadzący działania w imieniu wspólnoty mieszkaniowej. Zarządcą takim, w zależności od potrzeb, może być osoba fizyczna lub prawna. W przypadku dużych wspólnot mieszkaniowych popularnym rozwiązaniem jest zatrudnianie, w roli zarządcy, wyspecjalizowanych firm, zapewniających wsparcie zarówno w kwestiach administracyjnych jak i czysto technicznych.
Alternatywą dla funkcji zarządcy jest powołanie z grona właścicieli tzw. zarządu własnego. Oczywiście sytuacja ta nakłada na wybrane osoby wiele obowiązków i nie zawsze jest możliwe, aby właściciele byli w stanie poradzić sobie ze wszystkimi aspektami zarządzania całością obiektu. Dlatego też, w takim przypadku zarząd wspólnoty decyduje o zatrudnieniu firmy lub firm zewnętrznych, powierzając im konkretne zadania związane z utrzymaniem nieruchomości.
Do typowych zadań administratora należy wykonywanie drobnych prac i zadań takich jak:
pobieranie opłat czynszowych od lokatorów (w przypadku wspólnot mieszkaniowych)
dbanie o czystość przestrzeni wspólnej na terenie nieruchomośc
wykonywanie doraźnych napraw lub nadzór nad przebiegiem usuwania drobnych awarii
W odróżnieniu od zarządcy budynku, administratorzy nie posiadają zazwyczaj kompetencji umożliwiających im zapewnienie pełnego wsparcia dla skomplikowanego systemu jakim jest nowoczesny budynek.
Wśród szerokich kompetencji zarządcy budynku wymienić można:
-
odpowiedzialność za stan techniczny budynku i dbanie o przeprowadzanie regularnych przeglądów obejmujących instalację elektryczną, grzewczą, wentylacyjną, klimatyzacyjną, sanitarną, telekomunikacyjną i przeciwpożarową,
-
nadzór nad pracami remontowymi i modernizacyjnymi,
-
prowadzenie prawidłowej dokumentacji związanej z zarządzaniem nieruchomością, m.in. książka obiektu budowlanego (KOB),
-
przygotowywanie i wdrażanie projektów związanych z funkcjonowaniem obiektu, zarówno w kwestii spraw dotyczących administracji jak i aspektów technicznych samego budynku,
-
zapewnienie bezpieczeństwa w obrębie budynku i na terenach do niego przylegających,
-
utrzymanie czystości na terenie nieruchomości, obejmujące również obowiązek odśnieżania chodników oraz dróg osiedlowych.
Do kompetencji zarządcy budynku należy również reprezentowanie wspólnoty na zewnątrz, w kontaktach z instytucjami państwowymi (urzędy, sądy) oraz firmami i organizacjami prywatnymi.
Tak liczne kwestie wymagają wydajnego systemu wymiany informacji. Sprawne zarządzanie nieruchomościami jest możliwe dzięki stworzeniu dedykowanego serwisu, który umożliwia wygodną komunikację właściciela oraz użytkowników obiektu z firmą zarządzającą nieruchomością. Możliwość zgłaszania usterek i awarii, nieustanne monitorowanie postępu prac i bezpośredni dostęp do historii napraw oraz dokumentacji z nimi związanej sprawia, że obsługa techniczna nieruchomości zostaje wyniesiona na zupełnie nowy poziom.
Ogrom pracy jaki stoi przed zarządcą budynku sprawia, że optymalnym rozwiązaniem jest zatrudnienie w tej roli firmy specjalizującej się w obsłudze technicznej budynków. W ten sposób unika się wielu potencjalnych problemów powstających w trakcie funkcjonowania nieruchomości, a także pozwala na pełne wykorzystanie możliwości obiektu, również dzięki wdrażaniu optymalnych rozwiązań modernizacyjnych.
